Conviértete en un experto en softphone: magníficos consejos
Softphone.Pro ofrece muchas funciones interesantes que facilitan enormemente el trabajo. Todas están a la vista y fácilmente disponibles en Ajustes, así que estás a un paso de alcanzar el siguiente nivel. ¡Te las mostramos y te ayudamos a mejorar!
1. Activar la grabación
Tener un registro es mejor que no tener nada. Las llamadas grabadas son muy útiles cuando necesitas saber quién dijo qué, y también para disputas. Por eso Softphone.Pro puede grabar audio. Claro, si lo necesitas, siempre puedes encontrarlo en tu PBX, pero suele llevar tiempo. En Softphone.Pro lo encuentras y lo reproduces al instante, con un solo clic.
Asegúrese de que la marca responsable de la grabación automática esté activada.
2. Utilice teclas de acceso rápido
Es una función fantástica que aumenta considerablemente la velocidad. Con solo un teclado, se puede marcar un número (Ctrl+J), responder (Ctrl+Y), colgar (Ctrl+K), cambiar de estado (Ctrl+L) y mucho más. Francamente, estas letras nos excitan aún más que IDDQD y WASD :)
3. Administra tu estado
Estamos hablando de un círculo de color en la esquina superior izquierda:
Además, es visible en la ventana Contactos si has activado la opción "Activar indicador de presencia (BLF)". Si aún no lo has hecho, ¡hazlo! Así verás quiénes de tus compañeros están conectados, ocupados o ausentes. Ellos también verán tu estado. Esto, entre otras cosas, es atención al cliente: si alguien detecta que una persona a la que necesitas llamar está ausente, no tiene sentido transferir la llamada y hacerle perder el tiempo; es mejor ayudarle de otra manera.
Por cierto, puedes configurar cualquier estado: por ejemplo, Formación, Reunión semanal, lo que sea. (Y la combinación de teclas Ctrl+L mencionada anteriormente te permite elegir el que necesites rápidamente y sin usar el ratón)
4. Pruebe varias ventanas
Softphone.Pro puede funcionar en modo compacto e incluso minimizado en la bandeja del sistema, pero si tiene suficiente espacio en su escritorio, le invitamos a habilitar la ventana de Registro de llamadas. Con ella, puede devolver la llamada rápidamente, reproducir una grabación y consultar la fecha, la hora y la duración de la llamada: esta información siempre estará a la vista.
La ventana Contactos te será útil si llamas repetidamente a las mismas personas: colegas, socios, amigos, etc. (Si la opción "Activar indicación de presencia (BLF)" está activada, verás quién está conectado).
Por último, pero no por ello menos importante, la ventana de Estadísticas personales muestra cuántas llamadas has realizado o recibido y cuánto tiempo has dedicado.
5. Habilitar el portapapeles
En la mayoría de los sitios web modernos, se pueden llamar números de teléfono: generalmente se hace mediante los protocolos sip:, tel: y callto: (ya lo comentamos recientemente). Al hacer clic, se inicia una aplicación asociada (se denomina click2call o clic para llamar). Pero ¿qué ocurre si no hay un enlace de llamada o si trabajas con una base de clientes de Google Sheets donde los números son simplemente texto?
Por supuesto, este problema no es insoluble; la misión es posible: puedes escribir y marcar manualmente; puedes copiar y pegar; puedes instalar la extensión de Google Chrome. Otra buena opción es activar el portapapeles.
Agiliza muchísimo el trabajo: un doble clic (seleccionar) — Ctrl+C (copiar) — una ventana flotante en la esquina inferior derecha, el número ya está ahí — pulsa el botón verde, y ese es el último paso. Si alguien te llama, el softphone copiará automáticamente el número; puedes pegarlo en el CRM y ahorrar tiempo. ¡Pruébalo!
6. Utilice reglas de marcación
¿Recuerdas el CRM y las Hojas de Cálculo de Google del ejemplo anterior? Ahora imagina que los números de teléfono se ven diferentes, sin uniformidad: algunos con signo más, otros sin él; con corchetes y guiones, y sin corchetes ni guiones. Al mismo tiempo, tu PBX necesita números en un formato específico... así que pongamos orden en todas partes a la vez.
Las reglas de marcación no modifican los números en tu CRM ni lo invaden: los números se modifican sobre la marcha y tu PBX los recibe listos y en el formato correcto. Ahorro de tiempo: a veces los asuntos pueden ser extremadamente urgentes y no hay tiempo para ediciones manuales... bueno, ya sabes :)
7. Tag calls
El etiquetado de llamadas se utiliza con diferentes fines. Por ejemplo, uno de nuestros clientes utiliza la etiqueta "una buena charla" para capacitar a los operadores que trabajan con objeciones. Otro cliente utiliza la etiqueta "añadir a la base de conocimientos" (cuando un operador no encuentra una respuesta). Nosotros mismos utilizamos la etiqueta "soporte" cuando un cliente necesita ayuda con la configuración: de esta manera, entendemos la proporción de preguntas técnicas (con éxito, repetidas) en el total.
8. Integrar con CRM
Cuando los clientes te llaman, el softphone los busca en tu CRM. Si lo consigues, muestra su nombre en una ventana emergente. Siempre es bueno saber quién llama: se acabaron las preguntas agotadoras y es una oportunidad perfecta para saludar por su nombre. Un placer para los clientes y te da puntos extra.
Con las principales (Zoho, Freshdesk, Zendesk, Pipedrive, Hubspot, SalesForce, Capsule), funciona de inmediato, aunque cualquier otro CRM o software del sector también se integra rápidamente mediante un controlador de eventos. Por ejemplo, si un cliente llama a su número de ventas, se inicia la aplicación necesaria y se abre una página web con precios o preguntas frecuentes. Al finalizar la llamada, la grabación de audio (y, si es necesario, también la grabación de pantalla) se sube a una nube o a una carpeta de red.
9. Preste atención a los manuales
ISi recién se está familiarizando con el softphone, este consejo nunca está de más: hemos elaborado un manual de inicio rápido que trata sobre las funciones clave, como las llamadas entrantes y salientes, la gestión de llamadas, la interfaz y los contactos.
Tenga en cuenta también que el softphone es totalmente compatible con todos los proveedores de VoIP. Para los principales (Nextiva, Ooma, RingCentral, Twilio, Vonage etc.), existen instrucciones específicas: cómo configurar el softphone, crear una cuenta y qué hacer con el servidor SIP, el nombre de usuario, la contraseña, el dominio y demás credenciales. Para consultar la lista completa de proveedores, haga clic aquí.
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